A inutilização de número de NF-e é o procedimento pelo qual o emissor comunica à SEFAZ os números que não foram utilizados devido a uma quebra na sequência da numeração das notas.
O objetivo é informar ao fisco que determinados números não correspondem a uma operação de venda, evitando lacunas sem justificativa na base de dados da Receita.
Regras para inutilização
A inutilização só pode ser realizada se a numeração em questão não tiver sido utilizada em nenhuma nota fiscal que esteja nas seguintes situações:
- Autorizada;
- Cancelada;
- Denegada.
Caso a emissão da nota tenha sido Negada, a numeração poderá ser inutilizada normalmente.
Prazos e obrigatoriedades
- Prazo: a comunicação da quebra de numeração deve ser realizada até o décimo dia do mês subsequente ao mês de apuração.
- Escrituração: as NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados sem valores monetários, conforme a legislação tributária vigente.
- Irreversibilidade: após inutilizada, uma numeração não poderá ser utilizada em nenhuma nota fiscal futura.
Exemplo prático
Imagine que você emitiu as notas de número 1, 2, 3 e 5. Por uma falha técnica, o número 4 saltou e não foi vinculado a nenhum documento. Nesse caso, você deve solicitar a inutilização do número 4 para sinalizar ao órgão emissor que ele não será utilizado.
A inutilização tem caráter de denúncia espontânea de irregularidade por quebra de sequência. O fisco pode não reconhecer o pedido em casos de dolo, fraude ou simulação.
FAQ
❯ Posso inutilizar uma nota que foi cancelada?Não. A inutilização só é permitida para números que não foram vinculados a nenhuma nota Autorizada, Cancelada ou Denegada. Se o número já foi usado em uma nota cancelada, ele já consta na base da SEFAZ e não pode ser inutilizado. |
❯ Qual o prazo para solicitar a inutilização?A comunicação deve ser feita até o décimo dia do mês seguinte ao mês em que a quebra de sequência ocorreu. |
❯ Posso usar um número de nota novamente após inutilizá-lo?Não. Uma vez que a numeração foi inutilizada perante a SEFAZ, ela é invalidada permanentemente e não poderá ser utilizada em nenhuma nota fiscal futura. |
❯ Notas com status "Negada" podem ter o número inutilizado?Sim. Diferente das notas "Denegadas", as notas com status "Negada" permitem que sua numeração seja inutilizada. |
❯ Inutilização de numeração de NF-e conta como nota excedente?Não. O evento de inutilização de numeração não é considerado uma emissão de nota fiscal. Como a inutilização serve apenas para comunicar à SEFAZ que um número não será utilizado (devido a uma quebra de sequência), esse procedimento não entra na contagem de notas emitidas do seu plano e, portanto, não gera cobrança de excedentes. |
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